Kennisbank

Van plan naar uitvoering

Geplaatst op 15 oktober 2021 - door

Plannen maken lukt meestal wel! Maar hoe zorg je voor de uitvoering van die plannen? In de praktijk zie ik veel plannen stranden omdat structuur en focus ontbreekt. Iedereen schiet al snel in de waan van de dag en zo verzanden projecten in de uitvoering. Dit tot frustratie van de verantwoordelijken. Hoe hou je je plannen in beweging en blijf je stappen zetten om je ambitie waar te maken? Hierbij twee belangrijkste tips.

1. Maak het klein!

Pak niet alles te gelijk beet. Hoe meer projecten je tegelijk laat lopen hoe minder je er af krijgt. Maak keuzes en prioriteer de projecten. Ontleed vervolgens het project als volgt: splits een project in onderwerpen, bepaal per onderwerp de nodige activiteiten en deel deze activiteiten op in een aantal taken. Project ⇒ onderwerpen ⇒ elk onderwerp ⇒ activiteiten ⇒ elke activiteit ⇒ taken. Deze taken zijn uitvoerbaar, concreet en kunnen worden verdeeld binnen het team om er mee aan de slag gaan.

Voorbeeld:

Project: Nr. Onderwerpen
5 grote klanten binnenhalen van meer dan € 100k 1 Pro-actief wensklanten benoemen en benaderen (*)
2 Website aanpassen en meer richten op doelgroep grote klanten
3 Online marketing campagne inrichten SEA op deze doelgroep
4 Via LinkedIn een campagne inrichten
5 Enz.

Onderwerp Nr. Activiteiten
Pro-actief wensklanten benoemen en benaderen (*) 1 Wensklanten bestand maken met NAW van contact personen
2 Leuke teaser mailing maken die vooraf wordt toegestuurd als opwarming voor het bellen (**)
3. Belscript maken en oefenen
4. Digitaal informatie pakket maken die we kunnen toesturen na de call
5 Enz.

Activiteit Nr. Taken
Leuke teaser mailing maken die vooraf wordt toegestuurd als opwarming voor het bellen (**) 1 Budget voor mailpack bepalen en ideeën generen voor mailpack
2 Prijzen opvragen voor gekozen opties
3 Brieftekst maken
4 Planning maken en inrichten dat er wekelijks 10 mailingen worden samengesteld en verstuurd.
5 Enz.

 

  1. Maak het deelbaar en bespreekbaar

Hier is de scrumaanpak heel handig en eenvoudig toe te passen. Werk in een team aan een project en hanteer de volgende simpele basisregels:

  • Als een project eenmaal is opgesplitst in onderwerpen, activiteiten en taken, kunnen de taken in korte sprints (bijvoorbeeld twee weken) worden uitgevoerd. Aan het eind van iedere sprint wordt het resultaat opgeleverd. Belangrijk is dat de grootte van een taak afgestemd is om binnen één sprint af te ronden.
  • Maak zichtbaar waaraan gewerkt wordt en wat de voortgang is. Een handig hulpmiddel is hier het scrum-bord met TO DO | BUSY | DONE.
  • Het team bespreekt op regelmatige basis kort de voortgang (stand-ups)
  • Zorg dat het team zelfstandig, bekwaam en bevoegd is om het werk te organiseren en uit te voeren.
  • Het team evalueert regelmatig de werkwijze om zo steeds effectiever te worden.
  • Richt afstemming in met belanghebbenden zodat het juiste en meest optimale resultaat ontstaat.